7 points clés pour réussir son événement hybride

Les événements hybrides sont dans l’air du temps : pratiques, conviviaux et innovants, ils sont une alternative intéressante aux événements traditionnels. Découvrons ensemble les 7 points clés pour réussir son événement hybride ! 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

A cheval entre événement physique et digital, l’event hybride allie présentiel et distanciel, matériel et immatériel. Les participants peuvent ainsi y assister sur place ou à distance en fonction de leurs préférences et/ou disponibilités. Certains points clés permettent de réussir son événement hybride et ne sont pas à négliger.

Réussir un événement hybride demande de le repenser autrement
Contrairement à un événement classique, l’événement hybride accueille à la fois des participants sur place et à distance. / Crédits : AV Prod

Pourquoi organiser un événement hybride ?

De nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à organiser ce type d’événement. La principale contrainte du moment est bien évidemment la crise sanitaire, obligeant à restreindre le nombre de participants en fonction des jauges fixées. 

Mais ce n’est pas tout ! Organiser un événement sous cette forme est une belle opportunité d’innover et de proposer de nouvelles façons de communiquer à votre audience (que ce soit vos collaborateurs, vos partenaires, vos clients…). En effet, il est rare qu’une convention en présentiel, par exemple, soit très interactive. Souvent, il s’agit davantage d’un monologue ou d’un dialogue que d’une conversation de groupe. Intégrer des modules digitaux interactifs permet de créer de réels moments de partage.

En outre, la flexibilité offerte par cette solution séduit les utilisateurs, qui peuvent assister en présentiel comme en distanciel à votre événement, à leur guise. Ainsi, si votre entreprise à portée nationale souhaite organiser une conférence à Paris, vos collaborateurs lyonnais ou lillois pourront y assister sans avoir à se déplacer : pratique, économique et écologique !

Quel type d’événement peut avoir lieu en hybride ?

La majorité des événements d’entreprise peuvent être convertis en hybride : assemblée générale, convention, keynote, team building, formation… Il suffit de bien anticiper ! Et si vous avez un doute, si vous ne savez pas si votre événement peut être réalisé en hybride, contactez-nous et discutons-en !

Réussir événement hybride
Quel que soit votre idée d’événement, une solution hybride existe. / Crédits : AV Prod

Les 7 points clés pour réussir son événement hybride

Entrons dans le vif du sujet. Vous avez décidé de proposer un événement mi-distanciel mi-présentiel à votre audience et désirez désormais savoir comment procéder. Analysons ensemble les 7 points clés qui feront de celui-ci une réussite !

Les objectifs

Définir ses objectifs est toujours la première étape d’un projet. Et l’organisation d’un événement hybride n’échappe pas à la règle ! Posez-vous ces questions : pourquoi ai-je décidé d’organiser cette convention/assemblée générale/etc. ? Et pourquoi ai-je décidé de digitaliser celle-ci ? Répondre à ces simples questions vous permettra d’y voir plus clair.

Définissez votre cible : cela va de paire avec vos objectifs et cela vous aidera à déterminer le ton, le contenu et la durée de votre projet.

L’organisation

Étape numéro deux pour un projet réussi : l’organisation ! Vous pouvez décider de tout faire en interne ou de déléguer. L’avantage de faire appel à un prestataire externe est d’alléger votre charge de travail et de proposer un résultat plus calibré. L’organisation d’événements phygitaux est au cœur du métier des agences d’audiovisuel telles qu’AV Prod, et elles sauront prendre le relai pour vous.

L’organisation d’un tel événement doit être minutieuse, puisqu’elle comprend un nombre de critères important : le nombre de participants, la durée des interventions, la date, le lieu, l’envoi des invitations, le déroulement de l’événement, les modules d’interaction, les moments de pause et d’échanges… Bref, tout un écosystème à penser et anticiper !

L'organisation est primordiale pour réussir son événement hybride

La technique

Plus encore que lors d’un événement en présentiel, la technique est un point à ne pas négliger. Le rendu visuel et auditif de vos interventions aura un fort impact sur l’implication des participants. En effet, un micro qui grésille ou un néon qui clignote aura tendance à déconcentrer votre audience. Alors pensez à soigner votre technique !

Le challenge supplémentaire d’hybrider son événement est l’aspect retransmission en direct. Cela ajoute des éléments techniques supplémentaires à prendre en compte. On y retrouve entre autres la connexion réseau, la régie, l’habillage vidéo ou encore la plateforme de diffusion.

La plateforme de diffusion

Vous pensez peut-être qu’un événement est hybride s’il est diffusé en direct, partagé sur une plateforme de streaming type YouTube ou Twitch. Que nenni ! L’essence même d’un événement hybride est d’impliquer autant les participants à distance que ceux en présentiel. Ainsi, les plateformes citées précédemment ne seront peut-être pas les plus adaptées. Rien de tel qu’une plateforme personnalisée telle que MyEvent, dans laquelle vous pourrez intégrer les modules que vous souhaitez.

L’interactivité

Si vous optez pour une plateforme sur-mesure, vous pourrez facilement rendre vos événements participatifs. Donnez à votre public la possibilité d’interagir avec la scène, grâce aux modules de questions, tchat, votes, partage de photos, choix de la playlist, sondages… Les possibilités sont multiples !

La plateforme MyEvent est idéale pour réussir son événement hybride

L’après-événement

Ah, la magie du digital… Qui vous permettra, si vous le souhaitez, de voir et revoir votre événement hybride. Car non, un événement ne s’arrête pas une fois la diffusion terminée ! Pouvoir offrir un replay de celui-ci à vos collaborateurs quelques jours plus tard est toujours bien vu et montre votre implication. De plus, cela permettra aux absents de visionner ce qu’ils ont manqué !

Le suivi

Dernier point clé de cette liste pour un événement hybride réussi : le suivi. Envoyez un mail de remerciement aux participants ainsi qu’un formulaire de satisfaction. C’est une étape souvent négligée, et pourtant ! Elle est indispensable pour s’améliorer lors de vos prochains événements. 

Prêt à sauter le pas de l’événement hybride ? Envie de savoir comment s’y prendre ? Téléchargez notre checklist !